08.04.2015
Основная цель усовершенствования системы управления – формирование отчетливой картины в сознании менеджмента о том, как должен работать слаженный механизм деятельности предприятия во всех сферах. Руководитель, в совершенстве владеющий ситуацией, ставит перед коллективом конкретные цели и однозначные задачи, способствуя при этом их реализации.
Грамотный руководитель ставит перед персоналом четкие цели и задачи
Ясное представление дает возможность оперативно принимать организационные решения, верно оценивать их последствия и своевременно реагировать на нештатные ситуации или сбои, не допуская их повторения в будущем. Одним словом, ведет к повышению управляемости.
Когда необходима оптимизация
Необходимость в моделировании бизнес-процессов возникает на предприятиях, где наблюдаются признаки снижения координируемости и подконтрольности:
- Хроническое невыполнение плановых показателей.
- Отсутствие результативности – цели, поставленные перед менеджментом, остаются нереализованными.
- Невозможность определения причин по двум первым пунктам и, как следствие, невозможность установления виновных лиц.
- Раздутый штат – наличие множества департаментов, дублирующих функции друг друга.
- Низкий уровень стандартизации и унификации бизнес-процессов.
- Произвольная структура рабочих циклов, отсутствие регламента по их осуществлению.
- Некачественная или недостаточная автоматизация бизнес-процессов, которая приводит к перегруженности персонала ручным контрольно-отчетным трудом и большим временным затратам.
- Малоэффективная архитектура информационных потоков – сбора, анализа и хранения аналитических и статистических данных.
- Отсутствие возможности делегирования полномочий с их концентрацией на высочайшем уровне приводит к существенным потерям времени на согласование какого-либо документа или решения.
- Огромное количество ненужных промежуточных звеньев в рабочей цепочке, не несущих в себе смысловой, логической или материальной ценности.
Отсутствие достигнутых целей приводит к необходимости оптимизации бизнес-процессов
Список не является исчерпывающим и может быть дополнен множеством других, не менее важных симптомов.
Способы решения типичных проблем
Оптимизация бизнес-процессов превращает типичные проблемы в легкорешаемые:
Конфликтных ситуаций можно избежать, прописав обязанности и меру ответственности за их выполнение в должностной инструкции
| Типичная проблема |
Пути решения |
- Отсутствие четко прописанных функциональных обязанностей и степени ответственности каждого сотрудника и каждого структурного подразделения, которое приводит к постоянным конфликтным ситуациям и перекладывании вины друг на друга по замкнутому кругу.
|
- С помощью определенного ряда процедур ввести разграничение и фиксирование ответственности сотрудников - начиная с момента ее возникновения и до момента перехода на следующий уровень.
- Выявленные факторы, способные стать причиной сбоя в работе (как внешние, так и внутренние), внести в перечень оснований для административного или материального наказания нерадивых сотрудников.
- Создать такую систему мотиваций и поощрений, при которой сотрудникам станет выгодно сообща искать и находить варианты решения проблемы, при необходимости выходя за рамки, установленные должностной инструкцией.
|
- Отсутствие роста продаж, низкие производственные показатели. Жалобы и рекламации клиентов на неудовлетворительное качество товара, услуг или сервисного обслуживания
|
- Подвергнуть тщательному анализу имеющийся алгоритм действий в разрезе структурных подразделений и/или сотрудников.
- Выявить блок, при котором отсутствует положительный результат, и принять организационные меры по его устранению, реорганизации или модернизации. Внедрение системы электронной очереди, к примеру, поможет улучшить качество обслуживания и упорядочить клиентский поток.
|
- Стремительный рост производственных затрат и непроизводственных расходов или же их неадекватность
|
- Изучить калькуляцию себестоимости продукта с целью выявления тех расходов, которые можно безболезненно урезать или без которых можно обойтись вообще.
- Осуществить привязку оплаты труда к финансовому результату, отдавая предпочтение сдельной или аккордной форме заработной платы.
- Выстроить и внедрить эффективную систему принятия управленческих решений, при которой оценка влияния затрат на конечный финансовый результат будет прозрачной и быстрой.
|
Длительное простаивание клиентов в очереди приводит к нареканиям
Эффективность бизнес-процессов значительно повышается, стоит лишь кардинально изменить общее видение их организации.
Электронная очередь дает возможность работать без стресса
Документальное сопровождение оптимизации
Для создания идеальной модели вашего предприятия в период оптимизации все операции бизнеса подвергают документальному оформлению. С помощью внутренних установленных правил вырисовывается окончательная картинка, как все должно быть – «как это устроено и как оно работает».
Руководитель обязан стремиться к повышению управляемости предприятия
В случаях внедрения новых блоков или цепочек работы в обязательном порядке устанавливается контроль над их производительностью. Замер промежуточных результатов позволяет своевременно корректировать их деятельность и улучшать результаты.
Ряд документов, без которых процесс оптимизации немыслим:
- Диаграммы и графики – схематические изображения для визуализации последовательности операций, их описания и анализа. Позитивная динамика в достижениях, выведенная на светодиодное табло, стимулирует сотрудников к более продуктивному труду.
- Маршрутные карты – текстовые описания бизнес-процессов.
- Должностные инструкции и положения о структурных подразделениях, фиксирующие требования к конечному продукту или результату труда.
- Техническое задание на создание нового или обновление уже действующего программного обеспечения систем автоматизации учета.
- Положение об оплате труда и материальном премировании – с учетом нововведений о мотивации персонала.
- Другие документы, на основании которых проводится измерение показателей эффективности продуктов или процессов.